Аутсорсинг в бюджетном учёте

Например, возьмём уборку. Клининговая компания готова убирать помещение за 15 000 рублей в месяц, в то время как штатная уборщица обходится в минималку — 11 280 + районный коэффициент.

Казалось бы, клининговая дороже. Но.

Уволим уборщицу и не будем нести дополнительные расходы на страховые взносы — ещё 4 000 — и всегда будем уверены, что клининговая компания сделает чисто. А наш штатный сотрудник может заболеть, уйти в декрет, попросить отпуск. В общем, передача уборки на аутсорс выгодна с любой стороны:

• обходится дешевле
  
  
• работа всегда сделана;
  
  
• зарплату считать не надо;
  
  
• не требует управления.
  
  

«Отлично», — говорит руководитель учреждения. «Кого ещё уволить, а функции передать на аутсорс?»

Начинаем искать того, кто непосредственно не занят в деятельности, а осуществляет неспецифичные вспомогательные функции. И тут всплывает бухгалтерия, которой всё равно, что считать. Передадим их функции кому-нибудь!

Ответ, казалось бы, очевиден. Бухгалтерия, кто же ещё. Бухгалтер не занят в производственном процессе, его работа мало зависит от специфики учреждения. Отдадим учёт кому-нибудь — сплошная польза.

И вот тут возникает вопрос: «кому-нибудь» — это кому конкретно?

Учредить новое юридическое лицо — централизованную бухгалтерию, она же ЦБ? Или попросту ликвидировать бухгалтерии в учреждениях и нанять внешнего аудитора-коммерсанта? Такой вопрос неизбежно встаёт перед руководителем отрасли или муниципалитета, когда речь заходит об оптимизации учёта.

И вот тут возникает соблазн нанять аудиторов. То есть совершенно внешних и независимых бухгалтеров, которые будут вести учёт, получать за это деньги, сдавать отчёты и даже выдавать необходимые справки.

Однако, возникают вопросы и нюансы.

Ответственность
Например, что будет, если условное ООО «Бухгалтер» вовремя не сдаст бюджетную отчётность, а также отчёты в налоговую, ПФР, ФСС и прочие заинтересованные ведомства?

А ответственность там такая, что штрафы на руководителя покажутся милой забавой в сравнении с уголовным преследованием за фальсификацию отчётности. Оговоримся, что в бюджетном учёте такая фальсификация бесполезна, но всё же.

Штрафы, налагаемые на руководителя за серьёзные нарушения, достигают размеров 20 000 рублей. Кроме того, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок до двух лет.

На игле
В бюджете бывает всякое. Сегодня деньги есть, завтра их может не быть — история новой России на такие примеры богата. Бюджетное или казённое учреждение будет работать. Даже если часть сотрудников объявит забастовку, могут возникнуть некоторые задержки в учётных и отчётных процедурах, не более того.

Условное ООО «Бухгалтер», не получив очередной оплаты счёта, может просто прекратить ведение учёта — ибо не заплачено. И это фактор, который может перевесить все прочие.

Полномочия
В условиях казначейского исполнения бюджета все платежи должны быть подписаны ЭЦП руководителя учреждения. Получается, что руководитель либо должен отдать ЭЦП в условное ООО «Бухгалтер», либо осуществлять процедуру подписи лично. Что может быть неудобно, особенно при несовершенстве учётных систем. Более того, это небезопасно.

Ровно такие же вопросы возникают при авторизации на практически всех государственных сайтах и в АИС ведомств.

В рамках бюджетного или автономного учреждения полномочия подписи документов передаются руководителю ЦБ. В том числе и полномочия, связанные с исполнением бюджета. Передача этих полномочий в ООО вряд ли возможна.

Компетентность
Есть практика, когда условное ООО «Бухгалтер», принимая учёт учреждения, принимает на работу и бухгалтеров этого учреждения. И даже оставляет их на тех же рабочих местах. Мотивировать перед руководством учреждения такой способ всегда можно — прозрачность повышается, оперативность увеличивается, есть с кого лично спросить за результат. Но весь коллектив бухгалтерии, конечно же, никто не сохранит — передача учёта должна сопровождаться сокращением расходов. Да и бухгалтера часто не согласны идти в условное ООО «Бухгалтер». И уж далеко не всегда в ООО идёт человек, ответственный за постановку учёта — главный бухгалтер или один из его замов. Если у условного ООО «Бухгалтер» нет в штате приличных специалистов с компетенциями главного бухгалтера, учёт обязательно деградирует и его придётся восстанавливать, привлекая более дорогих специалистов, оплачивая их услуги по трудовым договорам или договорам ГПХ. А это уже двойной расход и немалый риск нарушений сроков и достоверности отчётов — вернулись к ответственности.

Если учреждений достаточное количество, то есть больше 5 штук, в организации ЦБ есть смысл. Штат её будет ненамного больше штата бухгалтеров отдельной организации, а вести учёт она будет одна за пятерых и даже за шестерых — за себя в том числе.

Передача учёта в казённую или бюджетную ЦБ — нормальная практика, которая не противоречит ни действующей Инструкции 157Н, ни бюджетному кодексу.

Передача учёта бюджетных, автономных или казённых учреждений в коммерческую компанию — авантюра, которая не имеет под собой прописанной законодательной базы.

По состоянию на 12 августа 2019 года Инструкция 157Н гласит:

5. Передача в соответствии с законодательством Российской Федерации ведения бухгалтерского учета, в том числе составления на его основе бухгалтерской (финансовой) отчетности, другому учреждению (централизованной бухгалтерии) осуществляется по договору (соглашению). (в ред. Приказа Минфина РФ от 28.12.2018 N 298н)

В случае передачи субъектом учета на основании договора (соглашения) полномочий по ведению бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, ведение бухгалтерского учета субъекта учета осуществляется структурным подразделением централизованной бухгалтерии или ее должностным лицом, на которое возложено выполнение переданных полномочий. (в ред. Приказа Минфина РФ от 28.12.2018 N 298н).

Решение за учредителем. Он оставит бухгалтерии в каждом своём учреждении или создаст централизованную бухгалтерию.

А вот вариант с аудитором-коммерсантом не проходит ни по закону, ни по здравому смыслу.