Централизация учёта. Подходы

Технологическая централизация подразумевает собой, в первую очередь, объединение учётных данных учреждений в единую информационную систему. Владельцем такой системы может быть Управление финансов муниципалитета, отраслевое министерство, и даже Министерство финансов субъекта.

При технологическом подходе состав и количество бухгалтерий остаётся неизменным.

Владелец системы может видеть учёт всех бухгалтерий в базе данных. И, например, в режиме реального времени отслеживать кредиторскую задолженность. Или следить за выплатой зарплаты. Или собирать любые другие отчёты, не только регламентированные бухгалтерские.

Каждый пользователь системы видит или модифицирует только ту информацию, за которую отвечает. Чем выше ранг пользователя, тем больше ему позволено видеть. Этим управляет администратор системы.

Единая система подразумевает единство учётных процедур, согласованную учётную политику. Нет эффекта «кто в лес, кто по дрова», никто не изобретает велосипед — все работают так, как диктует единая система.

Единство справочной информации — тоже немаловажное преимущество. Внесли изменения в бюджетную классификацию, обновили справочники на сервере — все пользуются актуальными КБК. Добавился новый контрагент — и все пользователи системы могут с ним работать.

Единую систему эксплуатировать дешевле, чем несколько отдельных. Экономим на следующем.

1. Стоимость владения лицензией. Чем больше пользователей, тем меньше цена одной лицензии — это справедливо для всех бухгалтерских программ на российском рынке. Экономия на лицензиях и абонентском обслуживании при переходе на единую базу данных составляет от 30 до 70 % — зависит от начального количества и группировки лицензий.
   
   
2. Защита сервера. Защищать один сервер вместо нескольких — выгода очевидна. В том числе и персональные данные, защита которых стоит очень дорого.
   
   
3. Администрирование и обновления. Единая система подразумевает централизованное администрирование и, как следствие, экономию на оплате. Обновляется один раз, а коробочный продукт требует столько серверных обновлений, сколько серверов, а это отдельные затраты.
   
   
4. Коробочные продукты подразумевают выделение серверных мощностей под каждую базу. В идеале ставится отдельный сервер. Его необходимо обслуживать, ремонтировать, обновлять. При облачных технологиях сервер или кластер только один. А при размещении облачного приложения в центре обработки данных (ЦОД) на стороне снимаются проблемы с содержанием и единственного сервера. Часто арендовать ЦОД выгоднее, чем содержать собственный. Итог: экономия как на железе, так и на обслуживающем персонале.
   
   
5. Доставка документов. Облачные программные продукты как правило имеют встроенные системы электронного документооборота (СЭД) с внутренней квалификацией ЭЦП пользователей и интеграцией с внешними СЭД.
   
   

Напомним, что при технологической централизации штаты бухгалтерских служб и структура управления остаются неизменными.

Руководители от учреждения до отрасли и субъекта или муниципалитета получают следующие выгоды:

• снижение затрат на содержание бухгалтерии и руководство бухгалтерами;
  
  
• повышение оперативности и достоверности данных бухгалтерского учёта, необходимых для принятия управленческих решений.
  
  

Проиллюстрируем последнее утверждение примером.

В настоящее время для получения более или менее оперативной картины по дебиторской и кредиторской задолженности финансовые органы муниципалитетов в разной форме собирают специальный отчёт. Периодичность — раз в две недели или в месяц. Такая «оперативность» может сослужить плохую службу руководителю.

При едином учёте в облачной системе задолженность отслеживается в режиме реального времени, по мере разноски первичных документов. Не нужно собирать отчёты, сводить их и выверять. Задолженность видно вплоть до конкретного учреждения, поставщика и договора.

Организационная централизация подразумевает физическое объединение бухгалтерий. Разрабатывается новая структура управления, часто от физического размещения: строится либо филиальная сеть, либо централизация продолжается «до последнего начальника» — то есть создаётся одно учреждение с обычной иерархией.

Как правило, при организационной централизации бухгалтеров ЦБ или одного филиала собирают в одном здании. Если при организационной централизации не проводится одновременно технологическая, производится объединение баз данных на существующем коробочном программном продукте.

Организационная централизация подразумевает экономию за счёт оптимизации штата. Естественно, сокращаются начальники бухгалтерий и главные бухгалтера, замы переходят на более низкие позиции.

В то же время организационная централизация связана со следующими единовременными затратами:

• ремонт помещений и переезд;
  
  
• работы, связанные с объединением учётных данных, а при разных программных продуктах в объединяемых бухгалтериях — и с конвертацией из одной системы в другую;
  
  
• выплата компенсаций и выходных пособий увольняемым сотрудникам;
  
  
• документальное и юридическое сопровождение реорганизации.
  
  

Добавляются постоянные затраты на доставку первичных документов. Для оперативности учреждение высылает сканированные изображения, но бумаги всё равно необходимо везти.

В конечном итоге затраты, разумеется, окупятся.

При организационной централизации главные неэффективные затраты связаны с объединением баз данных существующих программных продуктов. На обычных «коробочных» программах бухучёта электронный бюджет не построишь. Сама технология на 2019 год уже морально устарела, пора двигаться к облакам.

Такая централизация подразумевает два этапа. Первый — технологическая централизация на едином облачном программном продукте. Второй — организационная централизация с сохранением физического размещения бухгалтеров. Технологически организационная централизация в облаке делается в несколько кликов мыши — изменить подчинение учреждения, назначить бухгалтера, лишить доступа в облако уволенных сотрудников.

При этом достигаются все преимущества технологической централизации и убирается ряд затрат, связанных с централизацией организационной. Сохранение за бухгалтером помещения в учреждении автоматически снимает проблему доставки документов. Повышает оперативность взаимодействия руководителя учреждения с бухгалтерией, убирает негатив сотрудников учреждения — им не придётся ездить за справками в ЦБ.

На помещение для бухгалтера оформляется договор безвозмездной аренды. Таким образом решается вопрос с помещениями: не нужно собирать всех под одной крышей, убираются затраты и проблемы, связанные с физическим перемещением бухгалтеров, да и кадровый вопрос закрывается — далеко не все бухгалтеры согласны переехать поближе к ЦБ, чтобы сохранить рабочее место.

Централизация — мероприятие необходимое и полезное, как для бюджета, так и для руководителей учреждений, отраслей, субъектов. И правильный, планомерный подход позволяет провести её с минимальными затратами. Любая революция — например, организационная централизация без технологической — чревата потерями. Эволюция — путь чуть более длинный, но гораздо более экономичный и гладкий.